Compliance-Texte: Strikt in der Sache, gewinnend im Ton

Das Bewusstsein für die Bedeutung von Compliance (Regeleinhaltung) wächst. Zwar gibt es für Unternehmen in Deutschland keine allgemeine Pflicht, Compliance-Managementsystem einzuführen, doch bereits der Deutsche Corporate Governance Kodex hatte freiwillige Regelungen (vgl. 4.1.3 ff) zur besseren Unternehmenspraxis empfohlen.

Für Aktiengesellschaften hat sich die Rechtsprechung inzwischen so geändert, dass eine Pflicht zur Schadensprävention und Risikokontrolle besteht, die durch die Einführung einer ordentlichen Compliance-Organisation nachgewiesen werden kann (vgl. Haufe Personalmagazin, 12/2014).

Entsprechend haben vor allem große Unternehmen bereits eigene Verhaltenscodizes oder auch Business Conduct Guidelines entwickelt. Vieles spricht für eine solche Selbstverpflichtung – übrigens auch bei KMUs. Sie fördern Transparenz gegenüber Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Behörden oder Investoren. Sie fördern ethisch und juristisch korrektes Verhalten. Schließlich sind sie ein weiterer Baustein eines integrierten Employer Brandings.

Hauptschwierigkeit von Business Conduct Guidelines:
Allgemeine Regeln richtig, einfach und markengerecht zu formulieren

Da es sich bei den allermeisten Verhaltensregeln um komplexe Sachverhalte mit regulatorischem Charakter handelt, lesen sich die Ausgangsformulierungen oft trocken, bürokratisch oder gar abweisend. Nicht selten handelt es sich um vorhandene Unternehmensrichtlinien zu einzelnen Bereichen, die wenig zueinander passen. Was nicht verwundert, wenn man bedenkt, dass verschiedene Abteilungen für die Dokumente verantwortlich zeichnen (HR, IT, Arbeitssicherheit, Umweltschutz). So sinnvoll es ist, dass diese als Grundlage dienen und in einen Verhaltenskodex einfließen, so wichtig ist es, diese Dokumente zu einem Ganzen zu vereinheitlichen.

Die zentrale Frage aus Sicht des Corporate und Employer Brand Managements lautet daher:

Wie gelingt es, Compliance-Regelwerke in Ton und Aussehen so zu gestalten, dass sie den eigenen Ansprüchen entsprechen? Präskriptiv-passivische Texte klingen leider oft nicht nur sperrig, sondern austauschbar. Daher reicht es natürlich nicht, das Regelwerk hier und da etwas aufzupeppen, um es dann in das jeweilige Corporate Design zu gießen.

Mit diesen 5 Punkten erzielen Sie gute Business Conduct Guidelines (Compliance-Texte)

  1. Der Nutzen eines Verhaltenskodexes für das Unternehmen sollte aus den Zielen und Werten des Unternehmens abgeleitet werden (z.B. durch eine Präambel)
  2. Ein Schreiben oder Vorwort des Top-Managements mit dem klaren Bekenntnis, dass Compliance nicht nur „Chef-Sache“ bei Verstößen ist, sondern vorbildlich vorgelebt wird, unterstreicht die Relevanz des Themas
  3. Die Gliederung sollte alle großen Themenblöcke (Geltungsbereich, Verantwortung, Umgang miteinander, Umgang mit Dritten, Interessenskonflikte, Datenschutz etc.) klar strukturieren, Unterpunkte dürfen nicht untergehen und müssen leicht auffindbar sein.
  4. Das Wichtigste kann mittels Legenden, Abstracts oder anderen Markern auf einen Blick erkennbar gemacht werden, darf aber die Zielgruppen nicht davon abhalten, das gesamte Dokument als lesenswert zu betrachten.
  5. Die Corporate Language sollte so weit als möglich gewahrt bleiben. Das Corporate Design natürlich auch.

 

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